กฎสำคัญ 10 ข้อที่ทำให้การจัดการสารสนเทศมีประสิทธิภาพ
โดย อ.นพ.ศักดา อาจองค์
ภาควิชาเวชศาสตร์ฉุกเฉิน
คณะแพทยศาสตร์ รพ.รามาธิบดี
ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดันจากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้ รวมถึงความต้องการที่จะเปิดใช้บริการใหม่ๆ
ในหลายกรณี การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสาร ระบบคลังข้อมูล ระบบเว็บไซด์ท่า โครงการเหล่านี้น้อยรายที่จะประสบความสำเร็จ การสร้างการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มีหลายประเด็นต้องคำนึงถึง เช่น การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการการจัดการสารสนเทศ ต้องมีแบบแผนและหลักการที่สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวางแผนและพัฒนาระบบได้
การจัดการสารสนเทศ เป็นคำกว้างๆ ที่ครอบคลุมระบบและกระบวนการทั้งหมดในองค์กรที่ใช้ในการสร้างและใช้งานสารสนเทศในองค์กร ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ ประกอบด้วยระบบต่างๆ เช่น
· การจัดการเนื้อหาในเว็บไซต์ (web content management - CM)
· การจัดการเอกสาร (document management - DM)
· การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)
· โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)
· ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)
· ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)
· ความร่วมมือ (collaboration )
· การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร (enterprise search)
· และอื่นๆ
แต่การจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยี ที่สำคัญไม่แพ้กันคือกระบวนการทางธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศเองด้วย ไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ฯลฯ ดังนั้น การจัดการสารสนเทศ จึงประกอบด้วย คน กระบวนการ เทคโนโลยี และเนื้อหา ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียดให้ชัดเจน ถ้าต้องการให้โครงการประสบความสำเร็จ
อุปสรรคในการจัดการสารสนเทศ/ความท้าทายในการจัดการสารสนเทศ
องค์กรเผชิญหน้ากับปัญหาและประเด็นต่างๆ เกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศในบางครั้ง การเติบโตของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ทำให้เหตุการณ์เลวร้ายลงในช่วงสองศตวรรษที่ผ่านมา
ปัญหาการจัดการสารสนเทศทั่วไปที่เกิดขึ้น ประกอบด้วย
- ระบบจัดการสารสนเทศจำนวนมากที่แยกออกจากกันและไม่มีการจัดการอย่างเป็นระบบ
- การเชื่อมโยงเกี่ยวเนื่องกันระหว่างระบบสารสนเทศมีน้อย
- มีระบบเก่าที่ต้องการการปรับปรุงหรือทดแทน
- การแข่งขันกันโดยตรงของระบบสารสนเทศจากองค์กรภายนอก(threat)
- ไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับสภาวะแวดล้อมของเทคโนโลยีในภาพรวม
- การยึดติดกับระบบเดิมของเจ้าหน้าที่
- สารสนเทศคุณภาพต่ำ รวมถึงการขาดความแน่นอน การซ้ำซ้อน และข้อมูลที่ไม่ทันสมัย
- ทรัพยากรที่มีจำกัดในการกระจายการใช้งาน การจัดการ หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศ
- การขาดคำจำกัดความที่ชัดเจน
- มีความต้องการทางธุรกิจและประเด็นต่างๆ จำนวนมาก ที่ต้องการการระบุรายละเอียด
- ขาดความชัดเจนในเรื่องกรอบของยุทธศาสตร์และทิศทางขององค์กร
- ความยากในการเปลี่ยนกระบวนการการทำงานของเจ้าหน้าที่
- การเมืองภายในองค์กรที่ส่งผลกระทบต่อความสามารถในการประสานงานในวงกว้าง
เพื่อจะผ่านอุปสรรคเหล่านี้ มีทางปฏิบัติเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ซึ่งทำงานได้ภายใต้ข้อจำกัดและประเด็นต่างๆ เหล่านี้ กฎสำคัญ 10 ข้อที่ทำให้การจัดการสารสนเทศมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ คือ
1. แยกแยะและจัดการกับความซับซ้อน
2. มุ่งความสนใจไปที่การนำไปใช้งาน
3. ระบบที่ได้ต้องแสดงคุณค่าให้เห็นอย่างเป็นรูปธรรม
4. การจัดลำดับความสำคัญตามความต้องการทางธุรกิจ
5. ผ่านการสร้างระบบที่ต้องผ่านขั้นตอนต่าง ๆ ในอดีต และสามารถดึงข้อดีข้อด้อยเหล่านั้นมาใช้งานได้อย่างมี ประสบการณ์
6. การมีผู้นำที่เข้มแข็ง
7. การมีการวางแผนเพื่อรับและบรรเทาความเสี่ยงในด้านสารสนเทศ
8. การประชาสัมพันธ์ในวงกว้าง และต้องทั่วถึง
9. มุ่งให้ผู้ใช้ได้รับประสบการณ์ที่เป็นหนึ่งเดียว
10. เลือกโครงการแรกอย่างระมัดระวัง เพราะเป็นแนวทางหรือกำลังใจให้โครงการต่อ ๆ ไป ต้องกระทำโดยรอบคอบก่อนตัดสินใจ
กฎข้อที่ 1 แยกแยะและจัดการกับความซับซ้อน
องค์กรที่มีสภาวะแวดล้อมที่ซับซ้อน การจะได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมนั้นจะต้องฟันฝ่าอุปสรรคมากมายในขั้นตอนของการวางแผนและพัฒนาโครงการการจัดการสารสนเทศ เมื่อเผชิญกับความซับซ้อนเหล่านี้ ผู้ร่วมโครงการมักตกอยู่ภายใต้สภาวะต่างๆ เช่น
- การมุ่งความสนใจไปที่การใช้งานเทคโนโลยีเพียงเทคโนโลยีเดียว
- การซื้อระบบใหญ่จากผู้ขายเพียงแห่งเดียว โดยหวังว่าจะสามารถใช้แก้ปัญหาได้ในครั้งเดียว
- การนำเอาวิธีการแก้ปัญหาแบบมาตรฐาน ไม่ยืดหยุ่นเข้ามาใช้แก้ปัญหาทั้งองค์กรโดยไม่คำนึงว่าในบางส่วนของธุรกิจมีความต้องการแตกต่างออกไป
- การบังคับใช้เทคโนโลยีเพียงเทคโนโลยีเดียว โดยไม่คำนึงถึงความเหมาะสม บางอย่างที่ไม่รีบเร่งก็สามารถบริหารจัดการโดยรูปแบบเดิมไปก่อนได้
- การซื้อผลิตภัณฑ์ในลักษณะ ใช้ตลอดชีพ แม้ว่าความต้องการทางธุรกิจจะเปลี่ยนตลอดเวลา
- การรวมศูนย์การจัดการสารสนเทศ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม
แนวทางเหล่านี้มักจะล้มเหลว ด้วยเหตุว่า เป็นการพยายามจะแปลงความต้องการและปัญหาที่ซับซ้อนไปสู่ทางแก้แบบง่ายๆ โดยหวังว่า ความซับซ้อนจะถูกจำกัดหรือหลีกเลี่ยงไปได้ในขั้นตอนการวางแผนและกระจายการใช้งานหรือการเลือกใช้ซอฟท์แวร์อันใดอันหนึ่งโดยไม่ได้บูรณาการ ในทางปฏิบัติแล้วไม่มีทางที่เราจะหลีกเลี่ยงจากความซับซ้อนซึ่งเกิดโดยธรรมชาติขององค์กรได้ แนวทางใหม่ที่ควรนำมาใช้คือ การวางรากฐานโดยผู้นำที่เข้มแข็ง มีแนวทางที่ชัดเจน มีการทำกิจกรรมเล็กๆ หลายๆ กิจกรรมไปพร้อมๆ กัน เพื่อชี้ให้เห็นถึงความต้องการและประเด็นต่างๆ
ความเสี่ยงต้องถูกชี้ให้เห็นและบรรเทาลง เพื่อประกันว่าความซับซ้อนขององค์กรจะไม่ขัดขวางระบบที่มีประสิทธิภาพ
กฎข้อที่ 2 มุ่งความสนใจไปที่การนำไปใช้งาน
ระบบจัดการสารสนเทศจะถือว่าประสบความสำเร็จถ้าถูกนำไปใช้งานจริงโดยเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ ไม่ใช่เป็นเพียงการลงโปรแกรมไว้ตามเครื่องคอมพิวเตอร์ ในทางปฏิบัติระบบจัดการสารสนเทศต้องการการมีส่วนร่วมของพนักงานทั่วทั้งองค์กร เช่น
- พนักงานต้องบันทึกแฟ้มข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดลงในระบบจัดการเอกสารหรือระบบการจัดเก็บบันทึก
- ผู้เขียนที่กระจายอยู่จะต้องใช้ระบบจัดการเนื้อหา ในการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในระบบให้สอดคล้องด้วย
- ผู้สอนจะต้องใช้ระบบการจัดเนื้อหาการสอน มีความชำนาญในการสอนแบบ e-learning
- พนักงานต้อนรับต้องเก็บข้อมูลการโทรเข้าของลูกค้าในระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์(CRM)
ถ้ามีผู้ใช้งานจำนวนน้อย ข้อมูลสารสนเทศที่จะได้รับก็จะน้อยจนไม่เพียงพอที่จะนำมาใช้ประโยชน์ได้ ดังนั้น ระบบจะต้องถูกออกแบบตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อเพิ่มการยอมรับของพนักงานในองค์กร ซึ่งอาจทำได้โดย
- ถามตัวเองว่ามีอะไรในระบบสำหรับตัวเราบ้าง และถ้าเป็นเราจะวางแผนอย่างไรกับข้อมูลเหล่านี้ มีทิศทางหรือ flow ในการดำเนินการอย่างไร ต้องมีเอกสารอธิบายประกอบหรือไม่หากผู้อื่นมาใช้ อันนี้เป็นเพียงในแง่ของพนักงานผู้ใช้ระบบ
- สื่อสารอย่างชัดเจนถึงเป้าหมายถึงข้อดีของระบบ ไปยังเจ้าหน้าที่ผู้ใช้งานระบบทุกท่าน
- เลือกโครงการที่เป็นเป้าหมายเริ่มแรกอย่างระมัดระวังเพื่อสร้างแรงจูงใจในการทำระบบต่อไป
กฎข้อที่ 3 ระบบที่ได้ต้องแสดงคุณค่าให้เห็นอย่างเป็นรูปธรรม
มันไม่เพียงพอที่จะทำการปรับปรุงระบบจัดการสารสนเทศอย่างเงียบๆ อยู่ในกลุ่มเล็ก ๆ เพราะถ้ามันทำให้เกิดผลดีได้จริงๆ มันจะไม่มีทางทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงของวัฒนธรรมองค์กร หรือไม่ช่วยให้เกิดการยอมรับการใช้งานในกลุ่มของพนักงาน (กฎข้อ 2) ในบางกรณี โครงการการจัดการสารสนเทศเริ่มจากการมุ่งไปที่การพัฒนาผลิตผลของสำนักพิมพ์หรือผู้จัดการสารสนเทศ ในขณะที่เป็นโครงการที่มีคุณค่า แต่ก็แสดงให้เห็นถึงผลลัพธ์ที่ได้จากการลงทุนในโครงการนี้ ทำให้การขอทุนเพิ่มในการพัฒนาโครงการต่อไปทำได้ยาก
แทนที่จะเป็นอย่างนั้น โครงการการจัดการสารสนเทศจะต้องออกแบบให้แสดงถึงผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมซึ่งไม่อาจเห็นผลอย่างชัดเจน เช่นการมองแค่กำไรขาดทุน แต่อาจเลือกทำเกี่ยวกับความต้องการหลักทางธุรกิจ ซึ่งช่วยให้เห็นผลกระทบของโครงการได้ชัดเจน เช่น การพัฒนาโครงการสารสนเทศที่มีอยู่ให้กับเจ้าหน้าที่ ตัวอย่างเช่นการพัฒนาระบบ call center จะส่งผลลัพธ์ที่มีคุณค่าและเป็นรูปธรรมต่อการบริการลูกค้า ตรงกันข้ามการสร้างมาตรฐานในการแยกประเภทของสารสนเทศระหว่างระบบนั้นยากที่จะวัดผลได้และไม่ส่งผลต่อพนักงานทั่วไปแต่จะส่งผลต่อองค์กรในระยะยาว
กฎข้อที่ 4 การจัดลำดับความสำคัญตามความต้องการทางธุรกิจ
ในบางองค์กรจัดลำดับความสำคัญของโครงการตามความยากง่าย ความซับซ้อนของเทคโนโลยี ซึ่งไม่ใช่วิธีที่ดี ในบางครั้งมักไม่สามารถเห็นผลได้ในเวลาอันสั้น แทนที่จะทำเช่นนั้นเราควรจัดลำดับความสำคัญของโครงการตามความต้องการทางธุรกิจ ซึ่งจะทำให้โครงการเป้าหมายเป็นโครงการเร่งด่วนที่เป็นที่ต้องการ
กฎข้อที่ 5 การสร้างระบบผ่านขั้นตอนต่างๆ จำนวนมาก
ไม่มีโครงการใด ๆ ที่จะสามารถแก้ปัญหาการจัดการสารสนเทศในองค์กรได้ครอบคลุมทั้งหมด เมื่อองค์กรค้นหาวิธีการแก้ปัญหาต่าง ๆ แผนยุทธศาสตร์ขนาดใหญ่และเสียค่าใช้จ่ายสูงจะถูกสร้างขึ้น สมมติว่า แผนยุทธศาสตร์นั้นถูกเขียนขึ้นมาแล้วมักพูดถึงวิสัยทัศน์ในระยะยาว แต่ไม่ได้พูดถึงทิศทางที่ชัดเจนสำหรับการกระทำที่ควรทำในปัจจุบัน
ในทางปฏิบัติ ผู้ที่ต้องการมองหาการจัดการสารสนเทศที่สมบูรณ์แบบมักตกอยู่ภายใต้กับดัก analysis paralysis กล่าวคือ ไม่สามารถออกจากกระบวนการวางแผนได้ ในทางปฏิบัติ ควรทำการพัฒนาโครงการการจัดการสารสนเทศเป็นโครงการย่อยๆ หลายๆ โครงการ พร้อมๆ กัน ซึ่งรับผิดชอบโดยทีมงานหลายทีม เพื่อเป็นการประกันว่าจะสามารถทำโครงการให้สำเร็จโดยเร็วและแก้ปัญหาความต้องการทางธุรกิจบางปัญหาได้
กฎข้อที่ 6 การมีผู้นำที่เข้มแข็ง
ความสำเร็จของการจัดการสารสนเทศนั้นมักเกี่ยวพันกับการเปลี่ยนโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กรนี่ทำให้จำเป็นต้องมีผู้นำที่เข้มแข็งมาสนับสนุน
เริ่มจากวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนว่าต้องการผลลัพธ์อย่างไรจากการจัดการสารสนเทศ ซึ่งจะเป็นคำอธิบายถึงว่า องค์กรจะต้องปฏิบัติอย่างไรถ้าโครงการถูกผลักดันโดยความต้องการเทคโนโลยีใหม่ๆ เพียงอย่างเดียว โดยขาดผู้นำที่เข้มแข็งไม่มีการประสานและสนับสนุนจากผู้ถือหุ้นนอกฝ่าย IT โครงการมักจะส่งผลกระทบน้อยมากสำหรับองค์กร
กฎข้อที่ 7 การบรรเทาความเสี่ยง
สืบเนื่องจากความซับซ้อนโดยธรรมชาติของสภาวะแวดล้อมองค์กร ทำให้มีความเสี่ยงมากมายในการพัฒนาการจัดการสารสนเทศ เช่น
- การเลือกเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม
- ระยะเวลาและงบประมาณที่ไม่เพียงพอ
- การเปลี่ยนแปลงของความต้องการทางธุรกิจ
- ปัญหาทางเทคนิค โดยเฉพาะการเชื่อมโยงระบบต่างๆ
- ไม่ได้รับการตอบรับและนำไปใช้จากพนักงาน (ผู้ใช้)
จากจุดเริ่มของการวางแผนยุทธศาสตร์การจัดการสารสนเทศ ความเสี่ยงจะต้องถูกบ่งชี้อย่างชัดเจน แนวทางการจัดการจะต้องถูกกำหนดขึ้นในการรับมือกับความเสี่ยงต่างๆ เหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงหรือบรรเทาความเสี่ยง
แนวทางการจัดการความเสี่ยงจะต้องถูกใช้ในการวางแผนทุกแง่มุมของโครงการ รวมทั้งการปฏิบัติการและงบประมาณค่าใช้จ่าย
กฎข้อที่ 8 การประชาสัมพันธ์ในวงกว้าง
การประชาสัมพันธ์โครงการให้เป็นที่รับรู้โดยเจ้าของโครงการและผู้สนับสนุน เป็นจุดสำคัญในการเริ่มต้นโครงการการจัดการสารสนเทศที่ประสบความสำเร็จ เพื่อประกันว่าผู้ใช้งานจะมีความเข้าใจในตัวโครงการและผลที่ได้จากการนำโครงการดังกล่าวมาใช้งานอย่างแท้จริง เป็นสิ่งที่ต้องกระทำก่อนเพื่อให้ได้รับการยอมรับในระดับที่ต้องการ
กฎข้อที่ 9 มุ่งให้ผู้ใช้ได้รับประสบการณ์ที่เป็นหนึ่งเดียว
ผู้ใช้ส่วนใหญ่ไม่มีความเข้าใจในระบบ การนำเอาระบบสารสนเทศหลาย ๆ ระบบที่แตกต่างกันมาใช้งานพร้อมๆ กัน ทำได้ค่อนข้างยาก จึงต้องมีการอบรมและให้ความรู้แก่ผู้ใช้เหล่านี้ ซึ่งมักจะไม่ได้ผล ทางแก้ของปัญหานี้ทำได้โดยการซ่อนการได้มาซึ่งสารสนเทศของระบบต่าง ๆ ภายใต้หน้าตาของโปรแกรมที่เป็นหนึ่งเดียว ซึ่งไม่ได้หมายความว่าจะต้องมีเพียงระบบเดียวที่ครอบคลุมทุกอย่าง ยังต้องมีระบบจัดการสารสนเทศอีกหลาย ๆ ระบบประกอบด้วย เพียงแต่สารสนเทศที่มีอยู่ในระบบเหล่านั้นจะต้องแสดงในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและเป็นหนึ่งเดียวกัน
กฎข้อที่ 10 เลือกโครงการแรกอย่างระมัดระวัง
โครงการแรกต้องถูกเลือกอย่างระมัดระวัง เพื่อประกันว่าโครงการนี้
- แสดงถึงคุณค่าของยุทธศาสตร์การจัดการสารสนเทศ
- สร้างความกระตือรือร้นและเอาใจใส่จากทั้งผู้ใช้งานและผู้ถือหุ้น
- แสดงถึงคุณค่าและผลประโยชน์ที่ได้รับจากโครงการอย่างเป็นรูปธรรม
- ชี้ถึงความสำคัญหรือความเร่งด่วนของความต้องการทางธุรกิจ
- สามารถสื่ออย่างชัดเจนไปยังพนักงานและผู้ถือหุ้น
- ช่วยให้โครงการได้รับความช่วยเหลือและทรัพยากรเพิ่มในโอกาสหน้า
โครงการแรกที่เลือกจะต้องสามารถเป็นตัวเร่งปฏิกิริยาให้กับการเปลี่ยนแปลงของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ในทางปฏิบัติ เรามักเลือกจากปัญหาหรือส่วนของธุรกิจที่เป็นที่สนใจขององค์กรนั้นๆ เช่น การเริ่มจากการจัดโครงสร้างนโยบายบริษัทใหม่อาจได้รับความสนใจหรือเอาใจใส่น้อย ตรงกันข้ามถ้าเราเลือกทำระบบช่วยเหลือด้านการขายอาจได้รับการกล่าวขวัญถึงทั่วทั้งองค์กร
สรุป
การพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กรที่ซับซ้อนไม่ใช่เรื่องง่าย อุปสรรคโดยธรรมชาติของโครงการการจัดการสารสนเทศจะช่วยชี้ถึงแนวทางใหม่ที่ต้องถูกนำมาใช้ ถ้าองค์กรนั้นต้องการประสบความสำเร็จ
edit @ 12 Feb 2008 08:45:33 by Dr.SAM dot COM