Dr.SAM dot COM

จากผู้ใช้งานทั่วไปสู่ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการความรู้
(From Basic Users to Knowledge Management Specialist)

โดย อ.นพ.ศักดา อาจองค์ ภาควิชาเวชศาสตร์ฉุกเฉิน
คณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี มหาวิทยาลัยมหิดล

ความรู้ (Knowledge)เป็นทรัพยากรทางเศรษฐกิจพื้นฐาน ที่ไม่ใช่ทุนระยะยาวหรือทรัพยากรธรรมชาติหรือแรงงาน ความรู้เป็นเสมือนทรัพยากรที่มาประกอบรวมกัน ซึ่งทำให้องค์การประสบความสำเร็จ สามารถรักษาความได้เปรียบทางการแข่งขันและทำให้ได้กำไรเพิ่ม การบริหารจัดการสินทรัพย์ประเภทนี้เป็นแขนงวิชาใหม่ที่เรียกว่า การบริหารจัดการความรู้ (Knowledge Management) ซึ่งความนิยมของการจัดการความรู้นี้ ทำให้องค์การต่าง ๆ ใช้จ่ายในด้านนี้มากกว่าห้าพันล้านดอลลาร์ ในขณะที่บรรณารักษ์จำนวนมากคิดว่า การจัดการความรู้เป็นชื่อใหม่ของการจัดการสารสนเทศ (Information Management) ที่คุ้นเคยกันดี หรืออุปมาอุปมัยเหมือนเหล้าใหม่ในขวดเก่า ซึ่งในความเป็นจริงการบริหารจัดการความรู้นอกจไม่ใช่เพียงแต่การบริหารจัดการสารสนเทศที่เป็นเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวแล้ว ยังเกี่ยวข้องกับตัวแทนความรู้ องค์การแห่ง
ความรู้การเข้าใจถึงพฤติกรรมการใช้สารสนเทศซึ่งผู้ที่เชี่ยวชาญด้านนี้เรียกLIS.Professional
เนื่องจากความรู้เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดทางเศรษฐกิจ ไม่ว่าจะซื้อหรือขาย ความรู้เป็นวัตถุดิบที่เป็นทุนทางปัญญา (Intelligence capital) ไม่ใช่ทรัพยากรธรรมชาติหรือทุนด้านการเงิน แต่เป็นสินทรัพย์ที่จำเป็น Tom Stewart ได้กล่าวถึง ความสำคัญของการจัดการความรู้

-ช่วยยกระดับความรู้ ในฐานะเป็นทรัพยากรพื้นฐาน

- ยกระดับอุตสาหกรรมที่ใช้ความรู้เป็นฐาน

- ยกระดับการเจริญเติบโตของความรู้และนวัตกรรม

ทำไมต้องมีการบริหารจัดการความรู้
คงโต้แย้งไม่ได้ว่าความรู้ (knowledge)เป็นสิ่งสำคัญและมีความเกี่ยวข้องกับการดำเนินชีวิตในแนวทางธุรกิจ หรืออาจกล่าวในอีกนัยว่า การบริหารจัดการความรู้ ถือว่าเป็นส่วนผสมตัวหลักไม่ว่าเราจะซื้อหรือขายอะไรก็ตาม มันอาจจะเป็นเสมือนวัตถุดิบซึ่งเราทำมันขึ้นมา ขุมทรัพทางปัญญาที่ไม่ได้เกิดมาโดยธรรมชาติ, เครื่องกล เครื่องจักรหรือขุมทรัพย์ทางการเงิน มักจะเป็นหนึ่งในสินทรัพย์ที่บริหารจัดการได้ไม่ดีของบริษัท ดังนั้นการบริหารจัดการความรู้

จึงมีความสำคัญดังหลักการและเหตุผลใหญ่ ๆ สามประการคือ ความรู้ก็คือพลักดันให้เกิดแนวความคิดว่าแหล่งทรัพยากรพื้นฐานขององค์กร เปลี่ยนองค์ความรู้ให้กลายเป็นองค์กรที่มีการนำ knowledge-based ไปใช้เสมือนเป็นวัฒนธรรมองค์กร ความรู้พื้นฐานสามารถถูกต่อยอดเป็นความรู้ขันสูงที่มีความสมบูรณ์มากขึ้นและสามารถสร้างสรรค์นวตกรรมใหม่ ๆ ให้เกิดขึ้นจากองค์ความรู้เหล่านี้
ในปัจจุบันองค์กรหรือสถานประกอบการณ์ที่นำเอาหลักของ knowledge-based ไปใช้พบว่าประสบผลสำเร็จและเป็นผู้นำทางธุรกิจอยู่เป็นจำนวนมาก ตัวอย่างเหล่านี้จะคล้ายกับการที่องค์กรณ์ได้มีการบุกเบิกนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาบริหารจัดการองค์กรเมื่อสิบปีที่ผ่านมาซึ่งองค์กรที่มีวิสัยทัศน์ดีก็ชิงประสลผลสำเร็จไปก่อน การบริหารจัดการความรู้ในองค์กรเหล่านี้ มักมีส่วนใดส่วนหนึ่งที่เป็นทรัพยากรขององค์กรที่เรามักจัดการได้ไม่ดี แต่องค์กรเหล่านี้ที่ได้นำการบริหารจัดการความรู้
มาใช้พบว่าทำให้ภาพลักษณ์ของธุรกิจโดดเด่นชัดเจน มองเห็นเป็นรูปธรรมเช่นในด้านการจัfการสินทรัพย์ หรือในด้านการจัดการขุมทรัพย์ทางการตลาดอย่างมืออาชีพเป็นต้น

รายงานการวิเคราะห์รายงานของกลุ่มบริษัทการ์ดเนอร์(1999),มีการคาดเดาถึงสิ่งต่างเหล่านี้คือ
-ในปี 2003 จะพบว่ามากกว่า 50 เปอร์เซนต์ของบริษัทที่ประสบความสำเร็จ ประมาณเกือบ 1000 บริษัทจะมีการใช้การบริหารจัดการความรู้เพื่อให้องค์กรประสบผลสำเร็จและการบริหารจัดการความรู้ จะกลายเป็นเสาหลักในการจัดการธุรกิจท่ามกลางผู้นำการตลาดอื่นในอุตสาหกรรมเดียวกัน (มีความน่าจะเป็น 0.7 เท่า)
-ในปี 2003 จะมีการประยุกต์นำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาใช้ โครงการหรือกิจการต่าง ๆ จะมีการประเมินอย่างมีแบบแผนที่ดีโดยรวมเอาทฤษฎีทางการบัญชีมาวัดหรือและประเมินค่าสินทรัพย์ทางปัญญาของเขาเหล่านั้นเทียบเท่ากับทรัพย์สินทางด้านการเงินและทางด้านกายภาพ
-ปี 2001 องค์กร ที่ขาดระบบการบริหารจัดการความรู้ ที่ต่อเนื่องหรือองค์กรที่ขาดโครงสร้างพื้นฐานของการบริหารจัดการความรู้ จะสามารถแข่งขันในอัตราเพียง 30-40 % ในการ deployment โปรแกรมหรือผลิตภัณฑ์ที่มีเข้ามาใหม่

อะไรคือการบริหารจัดการความรู้

การบริหารจัดการความรู้ คือการฝึกฝนหรือส่งเสริมให้เกิดการ ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ สามารถจับประเด็น และเข้าถึงการใช้แหล่งทรัพยากรข้อมูลสารสนเทศขององค์กรอย่างผสมผสานสอดคล้อง โดยทรัพยากรสารสนเทศนี้อาจเป็น ฐานข้อมูลที่เป็นโครงสร้าง หรือเป็นข้อมูลดิบที่เป็นต้นฉบับเดิม เช่น นโยบาย เอกสารประกอบขั้นตอนการทำงาน และอื่น ๆ ที่มีความสำคัญ ตั้งแต่ความรู้ที่รู้กันโดยทั่ว ๆ ไปโดยไม่มีการบันทึกหรือบรรยายไปจนถึงความรู้ในระดับสูงที่มีการบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ( Gartner group)
คำนิยามอื่น ๆ เช่นที่ถูกกล่าวโดย Sveiby ว่า ทรัพย์สินทางปัญญาและเชิงแนวความคิดขององค์กร(intellectual capital)และการบริหารจัดการความรู้ (knowledge management) เป็นเสมือนฝาแฝดหรือกิ่งก้านสาขาบนต้นไม้ต้นเดียวกัน เขาได้ให้ขอบเขตของการบริหารจัดการความรู้ ไว้ว่าเป็น ศิลปในการสร้างคุณค่าให้กับทรัพย์สินที่ไม่สามารถประเมินค่าหรือจับต้องได้ขององค์กร

อะไรคือทรัพย์สินทางปัญญาและเชิงแนวความคิดขององค์กร (Intellectual capital)

Tom Stewart ได้ให้ขอบเขตและคำจำกัดความไว้ว่าคือ การรวบรวมเอาทุก ๆ ความรู้ของคนในองค์กรซึ่งความรู้เหล่านี้ทำให้องค์กรมีความสามารถหรือศักยภาพในด้านการแข่งขันสูงกว่าคู่ต่อสู้
การบริหารจัดการความรู้ (knowledge management) ไม่ใช่แค่เพียงการนำเอาเทคโนโลยีมาใช้แต่คือการประยุกต์รวมเอาทุกสิ่งทุกอย่างไม่ว่าเป็น แผนกลยุทธด้านธุรกิจ(business strategy),วัฒนธรรมองค์กรและขั้นตอนการทำงาน มาใช้ร่วใมกันให้เกิดประโยชน์สูงสุด หลักฐานขั้นพื้นฐานของแนวคิดเหล่านี้มองว่าทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดขององค์กร คือ คน และความสามารถทางสติปัญญา
วัตถุประสงค์ของโครงการบริหารจัดการความรู้ (knowledge managementprojects)
วัตถุประสงค์หลักของการดำเนินการบริหารจัดการความรู้ (knowledge management) ในองค์กรที่มีจุดประสงค์ในเชิงการค้า ก็เพื่อกำไร Denham Grey ได้กล่าวถึงการบริหารจัดการความรู้ ไว้ใน KM forum ว่าการบริหารจัดการความรู้ ให้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ 8 ประการด้วยกันคือ
1. ป้องกันความรู้ที่มีอยู่สูญหาย(Prevention of knowledge loss) โดยการบริหารจัดการความรู้ จะช่วยให้องค์กรรักษา สงวนความรู้ความชำนาญที่สำคัญ(critical expertise)ไว้ในกรณีมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรจากสาเหตุต่าง ๆ เช่น เกษียนอายุ ลาออก เป็นต้น
2. ช่วยในการตัดสินใจให้ดีขึ้น(Improve decision making) ต้องมีการแบ่งหมวดหมู่ชนิดและคุณภาพของความรู้ที่องค์กรมีอยู่เพื่อช่วยในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้สามารถเข้าถึงหรือใช้การระบบบริหารจัดการความรู้ ได้ง่ายมากขึ้น จากผลการกระทำดังกล่าวจะทำให้การตัดสินใจเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างน้อยก็ประกันได้ว่าการตัดสินใจนั้นให้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่าแม้จะเกิดจากการตัดสินใจจากระดับผู้ปฎิบัติงานระดับล่างก็ตาม
3. ช่วยให้องค์กรมีความสามารถปรับตัวและยืดหยุ่นได้ดี(Adaptability and flexibility) อนุญาติให้พนักงานสามารถที่จะเข้าใจในงานที่ได้ทำอย่างทะลุปรุโปร่ง มีแนวคิดในการสร้างงานใหม่เชิงสร้างสรรค์ สามารถทำงานโดยไม่ต้องควบคุมมากจนเกินไป
4. ทำให้เกิดการแข่งขัน (Competitive advantage)ช่วยให้องค์กรเข้าใจลูกค้า การตลาด และกลไกการแข่งขัน ทำให้สามารถตระหนักถึงโอกาสพัฒนาและปรับปรุงจากความลดหลั่นในด้านการแข่งขันขององค์กรตนเองเมื่อเทียบกับองค์กรอื่น
5. พัฒนาด้านสินทรัพย์(Asset development) โดยเน้นเรื่องสินทรัพย์ทางสติปัญญากับตัวบุคคล ทำให้เกิดสินทรัพย์ขององค์กรใหม่ ๆ ขึ้น เช่น สิทธิบัตร เครื่องหมายการค้า ใบอนุญาต ลิขสิทธิ์ ทำให้เกิดการป้องกันการเอาเปรียบในด้านกฎหมายและเพิ่มคุณค่าทางการตลาดหากจดทะเบียนได้ถูกจังหวะและเวลา
6. เพิ่มทั้งปริมาณผลผลิตและการบริการ(Product enhancement) ช่วยองค์กรในการฝังการบริหารจัดการความรู้ทั้งในด้านผลิตภัณฑ์และการบริการ ทำให้มูลค่าของผลิตภัณฑ์เพิ่มขึ้น เช่น การผลิต software product เป็นต้น
7. ช่วยให้การบริหารจัดการลูกค้าดีขึ้น(Customer management) ทำให้องค์กรสามารรถที่จะมองจุดสำคัญของผู้ใช้บริการได้อย่างเฉียบคมทั้งด้านข้อมูลลูกค้าและบริการ เพิ่มองค์ความรู้แก่ลูกค้า เพิ่มความพึงพอใจส่งผลให้ยอดการขายและรายได้เพิ่มมากขึ้น
8. เพิ่มอำนาจและผลผลิตจากการลงทุนใน human capital โดยการบริหารจัดการความรู้สามารถช่วยในด้านการแบ่งบันความรู้ และเรียนรู้ร่วมกันโดยการจับและส่งต่อ tacit knowledge โดยองค์กรสามารถที่จะเลือกสรรค์และฝึกฝนบุคลากร เพื่อให้ประสบผลดังกล่าว
David De Long, Tom Davenport และ Mike Beers ได้ทบทวนเรื่องการบริหารจัดการความรู้ในการเริ่มทำในองค์กรจะมีลักษณะที่สำคัญ 7 ประการดังนี้
1. มีการจับประเด็นความรู้และใช้องค์ความรู้ที่เป็น structural knowledge แบบซ้า ๆ
2. การจับประเด็นความรู้และแบ่งปันบทเรียนที่ได้เรียนรู้ที่ได้มาจากการปฏิบัติ(ลองผิดลองถูก)
3. ชี้ชัดแหล่งข้อมูลและการเชื่อมโยงของความรู้ขั้นสูง
4. สร้างและการจัดทำผังของระบบจัดการความรู้เพื่อเพิ่มสมรรถนะ

5. การวัดและการจัดการความรู้ที่มีคุณค่าทางเศรษฐกิจ

6. การสังเคราะห์ผสมผสานและการแบ่งปันความรู้จากทรัพยากรภายนอก

7. การฝังความรู้ไปในผลิตภัณฑ์และขบวนการ

การจัดการความรู้ (Knowledge manager)

การบริหารจัดการความรู้มักจะรวมถึงการมีการสร้างบทบาทใหม่สำหรับผู้จัดการความรู้ (Knowledge Management) โดยคัดเลือกจากหน่วยงานที่มีอยู่ เช่น ห้องสมุด ศูนย์สารสนเทศ ฯลฯ ซึ่งบทบาทใหม่นี้เรียกว่า ผู้บริหารด้านการจัดการความรู้ (Chief Knowledge Officer; CKO) และงานของผู้บริหารด้านการจัดการความรู้มีดังต่อไปนี้

1.พัฒนาระบบเพื่อบริหารจัดการ จับประเด็น จัดหมวดหมู่ และการแบ่งปัน

  ความรู้ที่สะสมอยู่ในองค์กร

2.ส่งเสริมให้ผู้ปฏิบัติงานแบ่งปันและใช้สารสนเทศที่มีอยู่

3.ร่วมมือประสานงานและเข้าถึงแหล่งสารสนเทศ อันได้แก่ ข้อเท็จจริง รายงาน
กรณีศึกษาและวิธีการปฎิบัติงาน ที่มีภายในองค์การ

4.ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานพัฒนาความเชี่ยวชาญเฉพาะของตนเอง

5.มีส่วนร่วมในการพัฒนากลยุทธ์ โดยการสร้างพันธมิตร
ในการทำงานกับบุคลากรต่าง ๆ เช่น CEO ผู้ปฏิบัติงาน 
เจ้าหน้าที่การเงิน เป็นต้น

6.ควบคุมดูแลชั้นเรียนและศูนย์การศึกษาต่าง ๆผสานงาน
ในระดับมหาวิทยาลัย

7.พัฒนาและนำวิธีการปฏิบัติที่เป็นเลิศ(Best Practices)
ไปใช้ในการทำงาน

8.มองล่วงหน้าไปว่าการฝึกฝนอบรมลงไปสู่การปฏิบัติ วัฒนธรรม ความร่วมมือ 
และกลยุทธ์การติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอก

9.พัฒนากลยุทธ์ สิ่งกระตุ้น การปฏิบัติ ที่มาจากการแบ่งปันกลยุทธ์ทางสารสน
เทศและแนวความคิด

10.เพิ่มคุณค่าสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้จากบทบาทและความรับ
ผิดชอบทั้งหมดของผู้บริหารด้านการจัดการ ความรู้(CKO) 
สรุปได้เป็น 3 ประเด็น คือ-

-สร้างโครงสร้างพื้นฐานของการจัดการความรู้
-สร้างวัฒนธรรมของความร่วมมือและการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
-ทำให้ความพยายามในการนำการจัดการความรู้มาใช้เกิดความคุ้มค่า

บทบาทของเทคโนโลยีในการบริหารจัดการความรู้

การบริหารจัดการความรู้ ไม่สามารถทำได้โดยปราศจากเทคโนโลยีสารสนเทศมาสนับสนุน โดยเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ ได้แก่ อินทราเน็ต(intranet) ระบบการจัดการเอกสาร(document management system) เครื่องมือในการค้นคืนสารสนเทศ(information retrieval engine)ฐานข้อมูลความสัมพันธ์และเชิงวัตถุ(Relational and object database) ระบบการพิมพ์โฆษณาอิเล็กทรอนิกส์(electronic publishing system) ระบบผังงานและโปรแกรมกลุ่ม(groupware and workflow system) เทคโนโลยีและตัวแทน(push technologies and agent) โปรแกรมช่วยเหลือ(helpdesk application) รวมทั้งเครื่องมือเกี่ยวกับคลังข้อมูล(data warehousing and data mining tool)

ความแตกต่างระหว่างการบริหารจัดการความรู้ (KM) กับการจัดการสารสนเทศ (IM) มีดังต่อไปนี้

จากความแตกต่างระหว่างการจัดการบริหารจัดการความรู้กับการจัดการสารสนเทศ ทำให้เห็นส่วนต่างและความจำเป็นของการเพิ่มทักษะของบรรณารักษ์ที่มีบทบาทในด้านการจัดการความรู้ จึงมีการกำหนดทักษะพิเศษสำหรับ LIS professionals ดังนี้

1. ควรมีพื้นฐานและภูมิหลังด้านการจัดการความรู้ เข้าใจแนวคิดพื้นฐานและสามารถปรับมาใช้ในองค์การได้ เพื่อให้การจัดการความรู้เป็นศูนย์กลางความร่วมมือและการแบ่งปันสารสนเทศ
2. ความเข้าใจแนวโน้มของเทคโนโลยี สารสนเทศ และการศึกษา ต้องรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์การบริหารจัดการสนสารสนเทศและความรู้เป็นอย่างดี เข้าใจด้านการศึกษาและเทคนิคใหม่ ๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งมีทักษะในการสอนด้วย
3. ความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการประยุกต์ใช้ ได้แก่ ความรู้พื้นฐาน การติดต่อสื่อสาร เครือข่ายอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต โครงสร้างข้อมูล(datastructure) การจัดเก็บและค้นคืน การส่งต่อข้อมูลให้ถูกคนถูกเวลา และการออกแบบระบบคลังข้อมูล
4. ความรู้ด้านขอบเขตหน้าที่ทางธุรกิจ คือ เข้าใจในธุรกิจขององค์การ โครงสร้างองค์การ การตัดสินใจที่สำคัญ ทรัพยากรมนุษย์ การผลิต การตลาด บัญชี การเงิน และสามารถเสนอแนวทางและให้คำแนะนำได้
5. การผสมผสานวัฒนธรรม และการเป็นตัวแทนการเปลี่ยนแปลง ประสิทธิภาพการนำการจัดการความรู้มาใช้ ขึ้นกับวัฒนธรรมขององค์การและการปรับตัวของคนในองค์การ
6. ทักษะด้านการติดต่อสื่อสารที่ดีเยี่ยม การติดต่อระหว่างบุคคลเป็นสิ่งที่สำคัญทางภาคธุรกิจ และเอื้อต่อการใช้ความรู้ รวมถึงทักษะในการวิเคราะห์ การเขียน การเล่าเรื่อง และการสอน
7. มีทักษะในการการออกแบบโครงการและทักษะการ implementation ผู้จัดการความรู้ต้องสามารถจัดการทุกขั้นตอนตั้งแต่ส่วนประกอบ วัตถุดิบ ทรัพยากรต่าง ๆ ผลผลิต และความสำเร็จได้ รวมทั้งการติดตามผลและการนำไปปฏิบัติ
สรุป
การบริหารจัดการความรู้เป็นแนวคิดที่เติบโตอย่างรวดเร็วในขณะนี้และในอนาคต LIS professionals หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ต้องทำงานเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการความรู้นี้ โดยปกติ LIS professional จะเกี่ยวข้องในแง่ความรู้ภายนอกและความรู้ที่ปรากฏเด่นชัด แต่การจัดการความรู้จะโน้มเอียงไปทางความรู้ภายในและความรู้ที่ยากจะถ่ายทอด รวมทั้งคน กระบวนการ ระบบ และอื่น ๆ เข้าไปด้วย การจัดการความรู้มุ่งไปที่สิ่งแวดล้อมทางธุรกิจ เทคโนโลยีไม่ใช่สิ่งสำคัญแต่เป็นส่วนช่วยให้การบริหารจัดการความรู้ดำเนินไปได้ดี อย่างไรก็ตาม LIS professionals ต้องมีทักษะด้านเทคโนโลยี ธุรกิจ การติดต่อสื่อสาร การเปลี่ยนแปลงของวัฒนธรรม ฯลฯ ปัจจุบันสถาบันการศึกษาด้านสารสนเทศ ได้บรรจุหลักสูตรการบริหารจัดการความรู้เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับ LIS professionals สำหรับบทบาทนี้แล้วในอนาคต
------------------------------------------------

edit @ 12 Feb 2008 08:46:04 by Dr.SAM dot COM